Perdez-vous encore du temps à envoyer des fichiers lourds à vos collègues ? Doutez-vous souvent de travailler sur la bonne version d’un document ? Et si vous optiez pour une nouvelle politique de partage de fichiers en entreprise ? En consultant Appvizer.fr, vous trouverez de nombreux conseils pour trouver une solution logicielle adaptée pour votre entreprise. Nous y avons trouvé des informations intéressantes et pertinentes. Le comparateur Appvizer déniche les meilleurs logiciels que vous pouvez comparer. Cliquez ici pour lire la suite !
Le transfert de documents volumineux
Les logiciels de partage de fichiers en entreprise sont imaginés pour faciliter les échanges d’information et réduire les actions inutiles. Les outils de partage de fichier sont en train de prendre une place prépondérante dans le monde de l’entreprise. Ils avaient déjà réussir à nous faciliter la vie dans le cadre personnel, mais ils vont encore plus loin pour fluidifier les partages de dossiers entre collègues, mais également avec des prestataires extérieurs ou avec des fournisseurs ou distributeurs. Vous réduisez les risques de perte de fichiers et la disparition de documents importants pour votre entreprise. L’éducation a vite compris l’intérêt de pouvoir échanger des fichiers pédagogiques entre élèves et professeurs. La diversité des supports est aussi très pratique, car les élèves peuvent consulter des fichiers vidéo, des PDF ou encore des documents audio.
L’intérêt des outils de collaboration
Pour élargir les possibilités d’échanges d’information, les outils de collaboration sont un formidable levier de performance pour le travail entre collègues. Ils facilitent la mise à jour des versions d’un fichier en proposant une synchronisation automatique du fichier sur tous les supports où il se trouve. Différents individus d’une entreprise ont donc la possibilité de travailler sur le même fichier avec une mise à jour directe et une demande de verrouillage pour qu’il n’y ait pas de conflits. Les modifications apparaissent alors sur les fichiers qui viennent d’être ouverts et vous avez la possibilité d’afficher les modifications et de commenter le document.
Quels sont les outils de partage de fichiers à votre disposition ?
Google Drive
Google a bien sûr désiré développer son propre outil avant de devenir totalement incontournable ! Cet outil est l’un des favoris des entreprises. Google Drive est une solution pour partager des fichiers, les stocker et pouvoir les consulter où que vous vous trouviez. De plus, Google a décliné son outil pour une utilisation sur smartphone et sur tablette. Après l’inscription, vous avez accès à 15 Go gratuits. Pour les personnes qui sont dotées d’un compte Google Apps, vous disposerez d’un espace illimité. Le transfert des fichiers est particulièrement simple et se fait en simple glisser/déposer. Les fichiers peuvent ensuite être partagés en faisant parvenir un lien à votre collègue ou votre fournisseur. Il existe aussi la possibilité de produire un QR code. Limitez les accès ou les utilisations de votre fichier en déterminant les autorisations en fonction de chaque utilisateur (lecture simple, modification, commenter la modification ou télécharger les documents).
Dropbox
Il se base sur les mêmes fonctionnalités que celles de Google Drive. Il vous offre la possibilité de stocker et de partager vos fichiers. Vous avez la possibilité d’utiliser l’application spécifique ou d’accéder à votre compte simplement depuis votre navigateur web. DropBox existe en version gratuite avec un partage sans limites. En revanche côté stockage, vous ne pourrez avoir accès qu’à 2 Go. Pour aller plus loin, il vous faudra opter pour une version payante de Dropbox. Il existe trois formules (Dropbox Plus, Professionnal ou Business) afin de répondre aux besoins et au budget de chaque société.
We Transfer
We Transfer est un outil très apprécié des entreprises. Cet outil est accessible gratuitement, mais attention, la conservation des documents n’est possible que pendant 7 jours. Votre destinataire devra donc télécharger rapidement les fichiers au risque qu’ils disparaissent. En revanche, vous ne pourrez stocker aucun document et ne pourrez transférer que des fichiers qui ne dépassent pas 2 Go. Très facile d’utilisation, vous n’avez pas besoin de créer un compte ! Il faut juste donner l’adresse de l’expéditeur et celle du destinataire. Pour pouvoir transférer un nombre plus important de documents, vous avez la possibilité de souscrire à un abonnement de 12 € par mois. Ainsi vous pouvez transférer jusqu’à 20 Go. De plus, vos documents sont conservés et vous avez une vision précise de tous les transferts que vous avez réalisés.
Drop
Là aussi, l’offre gratuite est limitée à 1 Go et pas besoin d’inscription. Drop s’utilise pour envoyer fichiers, photos ou encore vidéo et documents audio. Mais attention avec Drop, le destinataire n’a que 24 heures pour télécharger les documents. Mieux vaut le prévenir pour qu’il agisse rapidement.
J.Doc
Si vous devez transférer des dossiers délicats et qui doivent rester secrets, choisissez J.Doc. Cet outil collaboratif offre une sécurité élevée et garantit le transfert sécurisé des informations. L’envoi est accompagné d’un mot de passe et il est protégé par une personnalisation des droits d’accès.
Qu’apportent les outils de partage de fichiers à votre entreprise ?
Les outils collaboratifs de partage de fichiers offrent les bénéfices suivants à votre société :
- Un gain de temps : envoyez vos fichiers à des destinataires variés en un seul clic. Pas besoin d’envoyer des mails qui ralentissent le réseau de votre entreprise. Les outils de partage de fichier vous facilitent le quotidien.
- Une qualité de vos échanges : difficultés à charger un fichier, pertes de données, risques de malveillance ne sont plus à craindre avec les outils de partage.
- La synchronisation des informations : modifiez toutes les versions d’un même fichier afin que tout le monde puisse travailler sur la version correcte des fichiers.
- La consultation des fichiers où que vous soyez : en voiture pour les commerciaux, depuis chez un client ou encore en réunion, vous avez toujours accès à tous vos documents et pouvez les consulter depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
- L’échange de fichiers volumineux : arrêtez de galérer avec l’envoi de fichiers lourds par mail ! En quelques secondes, votre fichier lourd est transféré grâce à un outil de partage.
- Une transversalité des échanges d’informations : les dossiers et fichiers ne sont plus transférés que de manière descendante. Le transfert devient transversal et touche la totalité des services concernés qui ont le même accès à l’information.
Cessez de perdre du temps et devenez plus efficient avec un outil de partage de fichiers ! Facile à appréhender, trouvez le logiciel ou l’outil de partage de fichiers selon les besoins de votre entreprise en vous basant sur les conseils d’Appvizer !
